Vậy là chúng ta đã đi qua tuần đầu tiên của năm mới 2024, với các anh chị ngành bán lẻ, đây là giai đoạn nước rút để quyết định kết quả kinh doanh cả năm.
Như trong bài viết trước tôi có nói về keyword của năm 2024 sẽ là: “Tối ưu hoá”. Vậy các anh chị thực sự nên làm gì?
Với nhiều ngành, giai đoạn sau Tết âm lịch sẽ là một khoảng chững. Ngay khi vừa kết thúc kỳ nghỉ, hãy sắp xếp lại quy trình làm việc và hệ thống báo cáo của các phòng ban trong doanh nghiệp.
Mọi người có thể thấy kỳ lạ, nhưng trên thực tế với các công ty tôi có cơ hội làm việc và tư vấn, phần đông họ không có quy trình làm việc đầy đủ và cụ thể, báo cáo không thể sử dụng để ra quyết định; từ doanh nghiệp nhiều ngàn tỷ đến start-up đang tăng trưởng vượt bậc.
Có một câu chuyện như thế này, một doanh nghiệp truyền thống mà tôi đang cố vấn, họ dành 1 năm 2022 để làm quy trình làm việc giữa các phòng ban, vừa làm vừa sửa. Vì sao?
- Tính kế thừa: Với tình hình thị trường biến động liên tục, doanh nghiệp các bạn cũng sẽ biến động, dù là sa thải, cắt giảm hay mở rộng quy mô. Nếu không có quy trình làm việc, hệ thống báo cáo với số liệu hữu dụng, sẽ rất khó để doanh nghiệp hoạt động ổn định. Người mới vào cũng không biết nên làm gì, người cũ ra đi thì công việc đó sẽ dành cho ai, nếu nhân sự chủ chốt nghỉ việc cùng lúc với chủ doanh nghiệp bận/ốm vài ngày, thì công ty bạn liệu có thể hoạt động?
- Tối ưu hoá lợi nhuận: Trong quyển “Profit First -Dòng Tiền Gắn Liền Lợi Nhuận” của Mike Michalowicz, ông đã chia sẻ: Khi có một hệ thống số liệu báo cáo và quy trình làm việc đầy đủ, bạn sẽ dễ dàng tối ưu hiệu suất của công ty, từ đó tối ưu hoá lợi nhuận.
Cảm giác một ngày đẹp trời, bạn vô tình phát hiện 500,000đ trong túi áo khoác lâu ngày không mặc cũng sẽ giống khi bạn phát hiện nhiều điểm trong doanh nghiệp có thể tối ưu để tiết kiệm chi phí.
Vì Lợi Nhuận = Doanh Thu – Chi Phí.
Một ví dụ của công ty quản lý chuỗi cung ứng và vận chuyển hàng hoá đa quốc gia UPS: Vào năm 2006, họ quyết định sẽ thực hiện một chiến dịch nhằm tăng hiệu suất làm việc bằng cách thực hiện một số thay đổi thú vị và hiệu quả. Ví dụ, họ nhận ra rằng khi rẽ trái, tài xế tốn nhiều thời gian hơn để chờ đèn giao thông và sử dụng nhiều nhiên liệu hơn. Bằng cách hướng dẫn tài xế tránh làn đường rẽ trái càng nhiều càng tốt, UPS đã tiết kiệm thời gian và nhiên liệu với mức 6 triệu đô la mỗi năm.
Một ví dụ khác của một công ty start-up tôi đang làm việc: Khi mở rộng quy mô, các phòng ban phải thực hiện nhiều công việc hơn, dẫn đến các trưởng bộ phận liên tục yêu cầu tuyển thêm người làm cho nhân sự công ty gia tăng một cách nhanh chóng. CEO đã yêu cầu các phòng ban viết rõ quy trình và nhiệm vụ của mỗi người, từ đó họ phát hiện ra: Không cần phải tuyển thêm nhân sự để làm thêm việc, chỉ cần người leader đủ giỏi để sắp xếp công việc, thời gian và tối ưu hoá năng lực làm việc của mỗi cá nhân. Họ tiết kiệm được vài tỷ đồng/năm.
Vậy nên bắt đầu từ đâu?
- Nếu bạn là chủ doanh nghiệp “một mình tôi làm hết”, hãy bắt đầu từ chính chuyên môn của bạn, hãy viết ra các đầu việc mà phòng ban bạn đang xử lý, quy trình làm việc và giao tiếp giữa các nhân sự.
- Nếu bạn là trưởng một phòng ban nào đó, cũng hãy làm tương tự.
- Nếu bạn chỉ là một nhân viên, hãy viết ra những công việc mình phải làm trong công ty, mối tương quan giữa công việc của mình và công việc của các nhân sự khác trong phòng ban. Từ đó sẽ tìm được những điểm kết nối để tối ưu hiệu suất.
